حدد مبلغ العهدة ومسؤولها
العهدة المستديمة مخصصة لمصروفات صغيرة وفق سياسة الشركة. حدد أمين العهدة وحدود كل عملية والموافقات والمستند المطلوب. فصل المسؤوليات مهم حتى لا يكون نفس الشخص طالب الصرف والمعتمد والمراجع لجميع الحالات.
المطابقة ليست رصيد النقد وحده
في المثال البسيط، النقد الموجود والمستندات المعتمدة غير المعوضة يفسران مبلغ العهدة. وجود إيصال لا يعني اعتماده تلقائياً؛ راجع غرضه وتاريخه وما إذا سبق تعويضه. سجل البنود المرفوضة أو غير المكتملة بوضوح.
إعادة التغذية لا تعني مصروفاً جديداً
المصروفات تسجل عند اعتماد المستندات بحسب السياسة. نقل مبلغ من البنك للعهدة لإعادة التغذية يجب ألا يكرر نفس المصروفات. احتفظ بأرقام إيصالات لا تتكرر وسجل تسليم وتسلم عند تغيير المسؤول.
مثال عملي
مثال افتراضي قبل إعادة التغذية
| البند | جنيه |
|---|---|
| مبلغ العهدة | 3000 |
| نقد موجود | 1100 |
| مستندات معتمدة غير معوضة | 1900 |
| فرق المطابقة | 0 |
قبل التطبيق
- افصل العهدة عن المصروفات الشخصية.
- راجع المستندات قبل التعويض.
- نفذ جرداً نقدياً موثقاً.
سؤال شائع
هل الفرق يسجل فوراً كمصروف؟
حلل السبب واعتمد المعالجة أولاً؛ قد يكون مستنداً ناقصاً أو حركة لم تسجل.
المراجع ومنهج المثال
المثال الحسابي وقائمة المراجعة أُعدّا خصيصًا لهذا الدليل.