المبلغ المدفوع يحتاج إلى متابعة
الدفع للمورد قبل الاستلام لا يثبت وجود مخزون فعلي. سجل الدفعة وربطها بأمر الشراء وشروط التوريد، وافصلها عن الفواتير التي استلمت وسويت بالفعل. المعالجة التفصيلية تعتمد على نوع التعاقد والسياسة.
التخصيص جزء من دورة الشراء
عند الاستلام والفاتورة، راجع الكميات والسعر ثم خصص المقدم على المستند المناسب. إذا كان الاستلام جزئياً، فلا تفترض أن كامل الدفعة تخص الجزء الأول. وثق توزيعها والرصيد المتبقي وشروط استرداده.
افحص الرصيد قبل دفعة جديدة
قد يرسل المورد فاتورة تظهر الإجمالي دون المقدم. قارن كشفه مع سجلك وطلبك وإثبات البنك. لا تدفع المبلغ بالكامل لمجرد أن الفاتورة لا تذكر العربون.
مثال عملي
مثال تعليمي دون ضرائب: طلب 20000 ومقدم 5000
| الحركة | قيمة |
|---|---|
| المقدم المسدد | 5000 |
| قيمة المستند النهائي بعد المراجعة | 20000 |
| المتبقي بعد تخصيص كامل المقدم | 15000 |
قبل التطبيق
- اربط المقدم بأمر شراء.
- طابق الاستلام قبل التسوية.
- راجع رصيد المقدم قبل أي سداد إضافي.
سؤال شائع
هل يظهر المقدم كمصروف فور دفعه؟
ليس بالضرورة؛ طبيعة التعاقد والفترة والاستلام تحدد المعالجة.
المراجع ومنهج المثال
المثال الحسابي وقائمة المراجعة أُعدّا خصيصًا لهذا الدليل.